Während es für ehrenamtliche Organisationen eine bewährte Praxis ist, die Ausgaben für Freiwillige aus eigener Tasche zu bezahlen, wird auch anerkannt, dass einige Organisationen nicht über die Ressourcen dafür verfügen. In jedem Fall ist es wichtig, dass Organisationen über eine Spesenrichtlinie verfügen und dass Freiwillige von Anfang an wissen, welche Ausgaben übernommen werden. Zu den abgedeckten allgemeinen Kosten gehören Fahrten zum und vom Ort der Freiwilligenarbeit sowie Mittagessen. Wir empfehlen Organisationen dringend, den Freiwilligen für diese oder andere Ausgaben keinen Pauschalbetrag zu zahlen und stattdessen die Kosten nach Erhalt zu erstatten. Spesenprozesse umfassen in der Regel die regelmäßige Einreichung von Belegen zusammen mit einem Spesenformular. Nach der Einreichung und Genehmigung erhalten die Freiwilligen einen Spesenscheck. Nachfolgend finden Sie ein Beispielformular für die Ausgaben von Freiwilligen, das an die Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden kann.
Formular „Freiwilligenausgaben“.
Persönliche Details
Name:
Freiwilligenposition:
Adresse
Telefon:
Zu den Arten von Ausgaben, für die wir eine Erstattung leisten, gehören (fügen Sie diejenigen ein, die für Ihre Organisation relevant sind, z. B. Reisen, Mittagessen, Porto, geschäftliche Telefongespräche usw.). Bitte denken Sie daran, Quittungen, Bustickets usw. aufzubewahren und diesem Antragsformular beizufügen.
Beispielkosten
Datum Art der Ausgabe (z. B. Verpflegung, Unterkunft, Reise) Betrag:
Gesamt: ___€
Beispielkilometerstand
Datum Ziel Entfernung Tarif pro/km Betrag:
Gesamt: ___€
Name des Freiwilligen (bitte in Druckschrift)…………………………………………………………
Autorisiert durch……………………………………………………… Datum…………
Unterschrift………………………………………………………………………………………