Même s'il est de bonne pratique pour les organisations impliquant des bénévoles de payer de leur poche les dépenses des bénévoles, il est également reconnu que certaines organisations ne disposent pas des ressources nécessaires pour le faire. Quoi qu’il en soit, il est important que les organisations aient mis en place une politique de dépenses et que les bénévoles sachent dès le départ quelles dépenses sont couvertes. Les dépenses communes couvertes comprennent les déplacements vers et depuis le lieu du volontariat et les déjeuners. Nous recommandons fortement aux organisations de ne pas proposer de tarif forfaitaire aux bénévoles pour ces dépenses ou d'autres, mais plutôt de rembourser les dépenses dès réception. Les processus de dépenses comprennent généralement la soumission régulière de reçus accompagnés d'un formulaire de dépenses. Une fois soumis et approuvé, les bénévoles reçoivent un chèque de dépenses. Vous trouverez ci-dessous un exemple de formulaire de dépenses de bénévolat qui peut être modifié pour répondre aux besoins de votre organisation.
Formulaire de dépenses de bénévolat
Détails personnels
Nom :
Poste de bénévole :
Adresse :
Téléphone:
Les types de dépenses pour lesquelles nous remboursons comprennent (indiquez celles pertinentes pour votre organisation, par exemple les déplacements, le déjeuner, les frais postaux, les appels téléphoniques professionnels, etc.). N'oubliez pas de conserver les reçus, les billets de bus, etc. et de les joindre à ce formulaire de réclamation.
Exemples de dépenses
Date Type de dépense (p. ex. nourriture, hébergement, voyage) Montant :
Total : ___€
Exemple de kilométrage
Date Destination Distance Tarif par km Montant :
Total : ___€
Nom du bénévole (en lettres moulées)…………………………………………………………
Autorisé par………………………………………………………… Date…………
Signature………………………………………………………………………………………