Hoci je pre organizácie zapájajúce dobrovoľníkov osvedčeným postupom platiť za dobrovoľníkov hotovostné výdavky, uznáva sa tiež, že niektoré organizácie na to nemajú zdroje. V každom prípade je dôležité, aby organizácie mali zavedenú politiku výdavkov a aby dobrovoľníci hneď od začiatku vedeli, ktoré výdavky sú hradené. Bežné hradené náklady zahŕňajú cestu na miesto dobrovoľníctva a späť a obedy. Dôrazne odporúčame, aby organizácie neposkytovali dobrovoľníkom paušálnu sadzbu na tieto alebo iné výdavky a namiesto toho preplácali výdavky po prijatí. Procesy výdavkov zvyčajne zahŕňajú pravidelné predkladanie príjmových dokladov spolu s formulárom výdavkov. Po predložení a schválení dostanú dobrovoľníci šek na výdavky. Nižšie je uvedený vzorový formulár dobrovoľníckych výdavkov, ktorý možno upraviť tak, aby vyhovoval potrebám vašej organizácie.
Formulár dobrovoľných výdavkov
Osobné údaje
Názov:
Pozícia dobrovoľníka:
adresa:
telefón:
Typy výdavkov, za ktoré poskytujeme náhradu, zahŕňajú (uveďte tie, ktoré sú relevantné pre vašu organizáciu, napr. cestovné, obed, poštovné, služobné telefonáty atď.) Nezabudnite si uschovať účtenky, lístky na autobus atď. a priložiť k tomuto formuláru žiadosti.
Ukážkové výdavky
Dátum Typ výdavkov (napr. strava, ubytovanie, cestovanie) Suma:
Spolu: ___€
Ukážka najazdených kilometrov
Dátum Cieľ Vzdialenosť Sadzba za/km Suma:
Spolu: ___€
Meno dobrovoľníka (vytlačte)………………………………………………………………
Autorizované ……………………………………………………………… Dátum ………………
Podpis………………………………………………………………………………………………