Medtem ko je za organizacije, ki vključujejo prostovoljce, najboljša praksa, da plačajo stroške prostovoljcev iz lastnega žepa, se tudi priznava, da nekatere organizacije nimajo sredstev za to. V vsakem primeru je pomembno, da imajo organizacije vzpostavljeno politiko stroškov in da se prostovoljci že od začetka zavedajo, kateri stroški so pokriti. Pokriti skupni stroški vključujejo pot do kraja prostovoljstva in nazaj ter kosila. Močno priporočamo, da organizacije ne zagotavljajo pavšalnega zneska za prostovoljce za te ali drugačne stroške in namesto tega povrnejo stroške ob prejemu. Postopki obračunavanja stroškov običajno vključujejo redno pošiljanje potrdil o prejemkih, ki jim je priložen obrazec o stroških. Ko so oddani in odobreni, prostovoljci prejmejo ček stroškov. Spodaj je vzorec obrazca za stroške prostovoljca, ki ga je mogoče spremeniti, da bo ustrezal potrebam vaše organizacije.
Obrazec za stroške prostovoljstva
Osebni podatki
ime:
Prostovoljno mesto:
naslov:
Telefon:
Vrste stroškov, za katere zagotavljamo povračilo, vključujejo (vnesite tiste, ki so pomembni za vašo organizacijo, npr. potovanje, kosilo, poštnina, službeni telefonski klici itd.) Ne pozabite hraniti potrdil, avtobusnih vozovnic itd. in jih priložiti temu obrazcu zahtevka.
Vzorčni stroški
Datum Vrsta stroška (npr. Hrana, prenočišče, potovanje) Znesek:
Skupaj: ___€
Vzorčna kilometrina
Datum Cilj Razdalja Cena na/km Znesek:
Skupaj: ___€
Ime prostovoljca (prosimo, natisnite)……………………………………………………………
Pooblastilo ………………………………………………………… Datum…………
Podpis…………………………………………………………………………………………