Hoewel het voor organisaties waarbij vrijwilligers betrokken zijn de beste praktijk is om de onkosten voor vrijwilligers te betalen, wordt ook erkend dat sommige organisaties niet over de middelen beschikken om dit te doen. Hoe het ook zij, het is belangrijk dat organisaties een onkostenbeleid hebben en dat vrijwilligers vanaf het begin weten welke kosten gedekt worden. Gemeenschappelijke kosten die gedekt worden zijn onder meer reizen van en naar de plaats van vrijwilligerswerk en lunches. Wij raden organisaties ten stelligste aan om voor deze of andere onkosten geen vast tarief voor vrijwilligers te hanteren, maar deze na ontvangst te vergoeden. Onkostenprocessen omvatten doorgaans het op regelmatige basis indienen van kwitanties, vergezeld van een onkostenformulier. Na indiening en goedkeuring ontvangen vrijwilligers een onkostencheque. Hieronder vindt u een voorbeeld van een vrijwilligersonkostenformulier dat kan worden aangepast aan de behoeften van uw organisatie.
Formulier vrijwilligerskosten
Persoonlijke gegevens
Naam:
Vrijwilligerspositie:
Adres:
Telefoon:
De soorten kosten waarvoor wij vergoeding bieden, zijn onder meer (vul de kosten in die relevant zijn voor uw organisatie, bijvoorbeeld reizen, lunch, portokosten, zakelijke telefoongesprekken enz.). Vergeet niet de betalingsbewijzen, buskaartjes enz. te bewaren en bij dit declaratieformulier te voegen.
Voorbeeld uitgaven
Datum Soort uitgave (bijvoorbeeld eten, accommodatie, reizen) Bedrag:
Totaal: ___€
Voorbeeld kilometerstand
Datum Bestemming Afstand Tarief per/km Bedrag:
Totaal: ___€
Naam van de vrijwilliger (druk deze a.u.b.)……………………………………………………
Geautoriseerd door …………………………………………………… Datum …………
Handtekening………………………………………………………………………………………