Sebbene sia una buona pratica per le organizzazioni che coinvolgono volontari pagare di tasca propria le spese dei volontari, è anche riconosciuto che alcune organizzazioni non hanno le risorse per farlo. In ogni caso, è importante che le organizzazioni dispongano di una politica sulle spese e che i volontari siano consapevoli di quali spese sono coperte fin dall’inizio. Le spese comuni coperte comprendono il viaggio da e per il luogo del volontariato e i pranzi. Raccomandiamo vivamente che le organizzazioni non forniscano una tariffa fissa ai volontari per queste o altre spese e, invece, rimborsino le spese al momento del ricevimento. I processi relativi alle spese in genere prevedono l'invio regolare di ricevute accompagnate da un modulo di spesa. Una volta inviato e approvato, i volontari ricevono un assegno spese. Di seguito è riportato un esempio di modulo per le spese di volontariato che può essere modificato per adattarlo alle esigenze della tua organizzazione.
Modulo per le spese di volontariato
Dati personali
Nome e Cognome:
Posizione del volontario:
Indirizzo:
Telefono:
I tipi di spese per le quali forniamo il rimborso includono (inserisci quelle rilevanti per la tua organizzazione, ad esempio viaggio, pranzo, spese postali, telefonate di lavoro, ecc.). Ricordati di conservare ricevute, biglietti dell'autobus, ecc. e di allegarli a questo modulo di richiesta.
Spese campione
Data Tipo di spesa (ad esempio vitto, alloggio, viaggio) Importo:
Totale: ___€
Chilometraggio campione
Data Destinazione Distanza Tariffa per/km Importo:
Totale: ___€
Nome del volontario (in stampatello)…………………..…………..
Autorizzato da……………………… Data…………
Firma………………………………………………………………………………………