Chociaż najlepszą praktyką dla organizacji angażujących wolontariuszy jest pokrywanie bieżących wydatków wolontariuszom, uznaje się również, że niektóre organizacje nie mają na to zasobów. Tak czy inaczej ważne jest, aby organizacje miały wdrożoną politykę wydatków i aby wolontariusze od samego początku wiedzieli, które wydatki są pokrywane. Typowe pokrywane wydatki obejmują podróż do i z miejsca wolontariatu oraz obiady. Zdecydowanie zalecamy, aby organizacje nie zapewniały wolontariuszom ryczałtu na te lub inne wydatki i zamiast tego zwracały wydatki po otrzymaniu środków. Procesy związane z wydatkami zazwyczaj obejmują regularne przesyłanie rachunków wraz z formularzem wydatków. Po przesłaniu i zatwierdzeniu wolontariusze otrzymują czek na wydatki. Poniżej znajduje się przykładowy formularz wydatków wolontariuszy, który może zostać zmieniony w celu dostosowania do potrzeb Twojej organizacji.
Formularz wydatków wolontariatu
Dane osobowe
Nazwa:
Stanowisko wolontariusza:
Adres:
Telefon:
Rodzaje wydatków, które zapewniamy zwrot obejmują (wstaw te, które dotyczą Twojej organizacji, np. podróże, lunch, opłaty pocztowe, służbowe rozmowy telefoniczne itp.). Pamiętaj, aby zachować rachunki, bilety autobusowe itp. i załączyć je do niniejszego formularza roszczenia.
Przykładowe wydatki
Data Rodzaj wydatku (np. wyżywienie, zakwaterowanie, podróż) Kwota:
Razem: ____€
Przykładowy przebieg
Data Miejsce docelowe Odległość Stawka za/km Kwota:
Razem: ____€
Imię i nazwisko wolontariusza (proszę wydrukować) …………………………………………………………
Autoryzował……………………………………………………… Data………
Podpis………………………………………………………………………………………