Хоча для організацій, які залучають волонтерів, найкращою практикою є сплачувати витрати волонтерів із власної кишені, також визнається, що деякі організації не мають для цього ресурсів. У будь-якому випадку важливо, щоб організації мали політику щодо витрат і щоб волонтери з самого початку знали, які витрати покриваються. Загальні витрати включають проїзд до місця волонтерства та назад, а також обіди. Ми наполегливо рекомендуємо організаціям не надавати фіксовану ставку для волонтерів на ті чи інші витрати, а замість цього відшкодовувати витрати після отримання. Процедури обліку витрат зазвичай включають регулярне надсилання квитанцій разом із формою витрат. Після подання та схвалення волонтери отримують чек про витрати. Нижче наведено зразок форми витрат волонтера, який можна змінити відповідно до потреб вашої організації.
Форма волонтерських витрат
Особиста інформація
ім'я:
Посада волонтера:
Адреса:
Телефон:
Типи витрат, за які ми надаємо відшкодування, включають (вставте ті, що стосуються вашої організації, наприклад подорожі, обід, поштові витрати, ділові телефонні дзвінки тощо). Не забувайте зберігати квитанції, автобусні квитки тощо та додавати їх до цієї форми претензії.
Зразок витрат
Дата Тип витрат (наприклад, харчування, проживання, проїзд) Сума:
Разом: ___€
Зразок пробігу
Дата Пункт Відстань Тариф за км Сума:
Разом: ___€
Ім’я волонтера (друкованим шрифтом)……………………………………………………………
Уповноважено………………………………………………………… Дата…………
Підпис…………………………………………………………………………………………